Компания Safebox предоставляет услуги индивидуального хранения документов и архивов на складе в Москве. У нас можно недорого арендовать ячейку нужного размера и хранить в ней с гарантированной безопасностью архивные бухгалтерские, кадровые, налоговые, проектные и другие документы.
Принимаем их на длительное ответственное хранение (от 1 года и более), а также оперативное — на время ремонта в офисе или переезда в новое помещение.
В условиях офиса не всегда есть реальная возможность сохранить важные отчеты в целостности. Сдав важные бумаги в наш центр ответственного хранения документов, можно не переживать об его сохранности. Каждый из 6 складских комплексов Safebox в Москве оснащен общей системой пожаротушения. Каждый этаж оборудован датчиками дыма. Также такой вариант передержки, помимо защиты от пожара, обеспечивает защиту от пыли и высокого уровня влажности. У нас арендуют для хранения: архивного, внеофисного, и бухгалтерских и юридических документов.
Шесть современных хранилищ. Любая крупная организация или ИП может оперативно арендовать индивидуальную ячейку в близлежащем к вам комплексе: м. Шоссе Энтузиастов (ВАО), м. Нагатинская (ЮАО), м. Академическая (ЮЗАО), м. Войковская (САО), м. Молодежная (ЗАО), Кожуховская (ЮВАО).
Аренда ячейки обойдется дешевле, чем аренда дополнительного офисного помещения, которое нужно будет еще оборудовать для хранения. Финансовая выгода будет особо ощутима при сдаче документации на длительное хранение.
Передача документов на временное хранение помогает рациональнее использовать рабочее пространство в офисе. Позволит улучшить условия труда для сотрудников, что положительно скажется на их работоспособности.
Внеофисное хранение документов – отсутствие рисков получения штрафа за неправильное оборудование хранилища после проверки пожарной или эпидемиологической инспекции.
Доступ к хранящимся в ячейке документам будет только у вас и доверенных лиц, указанных в договоре аренды. Исключена утечка конфиденциальной информации.
В рамках услуги доступна быстрая смена ячейки. На каждом складе их более 350 разных размеров. В любой момент можно выбрать ячейку меньшего или большего размера. Быстрое переоформление договора аренды. Никаких переплат.
Хорошие скидки. При сдаче документов на индивидуальное ответственное хранение на год предоставляем скидку до 7%. Для постоянных клиентов действуют специальные предложения. Подробности можно уточнить у наших менеджеров. Это удобно при оформлении оперативного (временного) и постоянного хранения архивных документов компании.
Круглосуточное видеонаблюдение. Документы хранятся в ячейках под постоянным видеонаблюдением. Никто кроме вас не получит доступ к хранящимся у нас архивным документам, в т.ч. конфиденциальным.
У вас будет доступ к ячейке 24/7. В любое время можете прийти в хранилище, чтобы оперативно забрать / принести / посмотреть документы. Круглосуточный вход на территорию складского комплекса возможен по личной магнитной карте.
Стоимость ответственного хранения документов в SafeBox отличается доступной ценой в месяц. Для аренды доступны помещения от 0,54 кв.м. Общая сумма такого хранения за год, а тем более за несколько лет будет ниже, чем стоимость в специализированных центрах или аренды отдельного помещения в офисном центре.
Хранение документов юридического лица — это не просто складирование бумаг в папках и ящиках, а продуманная система, обеспечивающая быстрый доступ к нужной информации, защиту данных и соблюдение требований законодательства. После заказа услуги и подписания договора грамотная организация хранения позволяет минимизировать риски потери важных документов, упростить проверки и повысить эффективность работы. Поэтому для вашего удобства разместили пошаговую инструкцию.
Документы делятся по категориям: учредительные, бухгалтерские, кадровые, юридические, налоговые, договорные, переписка и прочее. Важно распределить их не только по типу, но и по хронологии: год, квартал, месяц. Это упрощает поиск и последующее архивирование.
На каждую категорию создаются отдельные дела или папки. Лучше использовать единый формат наименований: например, «Договоры аренды / 2024», «Счета-фактуры / III квартал 2023», «Личная карточка сотрудника / Иванов И.И.». Все папки маркируются снаружи и при необходимости — нумеруются.
Это своего рода навигатор по бумагам. Реестр может быть электронным или бумажным — в таблице указывается номер дела, его название, период охвата, дата создания, срок хранения и местоположение. Такой подход позволяет моментально сориентироваться даже в большом хранилище.
Некоторые документы хранятся 5 лет, другие — 10, а отдельные — бессрочно. Поэтому важно сопоставить каждый тип документа с утверждёнными нормативами (например, Перечнем типовых управленческих архивных документов). По окончании срока хранения возможно списание документов с обязательной фиксацией.
Это может быть как собственное хранилище компании, так и профессиональный архивный оператор Safebox. Главное — обеспечить условия сохранности: защита от влаги, огня, пыли и несанкционированного доступа. Желательно использовать коробки, стеллажи, специальные помещения с контролируемым микроклиматом. И также заранее рассчитайте необходимую площадь. Это можно сделать бесплатно вместе с нашими менеджерами или воспользовавшись онлайн-калькулятором.
Назначается сотрудник, ответственный за ведение документооборота, его актуализацию и контроль сроков хранения. В крупных организациях — это архивариус, в небольших — бухгалтер или офис-менеджер.
Отсканированные документы, прошедшие юридически корректное заверение (например, ЭЦП), можно хранить в защищённой электронной базе данных. Это особенно удобно для удалённого доступа, резервного копирования и интеграции с бухгалтерскими системами.
Таким образом, грамотное хранение — это не хаос и завалы бумаг, а чётко организованная система, где каждое дело имеет своё место, срок и описание. Это инвестиция в порядок, безопасность и готовность к любым проверкам.
Оставьте свой e-mail и как только товар появится в наличии мы отправим Вам уведомление.
Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время
Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время
Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время
Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время
Как только наш менеджер будет свободен, он вам перезвонит
Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время
Свяжитесь с менеджером для решения проблемы.
Перейти к оформлению договора в личном кабинете (для авторизации введите номер телефона и разовый пароль направленный вам в смс):
