Как же происходит подготовка документов к передачи на хранение в архивное учреждение? Собственно подготовительный процесс предполагает некоторые действия по созданию архивного фонда. Прежде всего, проводиться выделение бумаг к уничтожению и для архивного хранения документов организации.
Что тут нужно сделать?
Создаем экспертную комиссию
Для начала следовало бы позаботиться о создании экспертной комиссии она будет проводить все необходимые действия по выделению дел. Чтобы ее сформировать руководитель приказом должен назначить тех сотрудников которые проведут все необходимые действия с документами для их подготовки в архивы и которые имеют хотя бы какое-нибудь понятие что такое архивное хранение бумаг и как именно их обработать.
Обрабатываем архивы
Обработка архивов включает в себя проведение таких процессов как переплет оформление обложки и собственно дело в установленном порядке составление описи дела для каждой папки а к тем документам которые направятся на утилизацию необходимо составить и приложить такой учетный документ как акт о выявленных делах к уничтожению.
Есть ли какие-нибудь правила на формирования бумаг в дела?
Как весь процесс подготовки документов к хранению формирование дела так же следует проводить по определенным правилам.
В них говориться о том что можно и нужно делать а чего делать не стоит к примеру помещать в одну папку с бумагами больше 250 листков документов НЕЛЬЗЯ так же не стоит туда вкладывать такие документы которые должны будут вернуться и такие как черновые варианты документов испорченные бланки несоответствующие делу документы не стоит вкладывать в дела.
А какие именно бумаги помещаются в папку?
Тут конечно сложно без помощи не обойтись но попробуем разобраться своими силами. Уже понятно что в дело необходимо включать только такие документы которые уже исполнены и в соответствии с таким учетным документом как номенклатура дела. Также одно дело может включать в себя документы только одного года.
А есть ли какие-то временные рамки в течение которых следует хранить документы в архивах?
Да конечно они есть. По определению все документы подразделяются на такие которые следует хранить постоянно и некоторое время. Это определяется экспертами во время проведения экспертизы ценности документов. Далее не стоит пропускать такой момент как проведение переплета бумаг.
Подведем итоги по поводу проведения подготовительных работ.
- Формируем ЭК
- Определяем сроки хранения
- Формируем документацию в дела
- Составляем учетные бумаги
- Проводим работы по переплету готовых папок
- Направляем бумаги на хранение в архивохранилище.
Если вдруг у вас во время проведения подготовительных работ возникают какие-то сложности то лучше всего обратиться к специалистам которые помогут провести все необходимы работы причем такими компаниями хранения документов услуга оказывается в числе прочих. Но это исключительно по пожеланию клиентов.
Где хранить документы и архивы?
Для таких целей прекрасно подойдет индивидуальный бокс.
Сеть складских комплексов находится в Москве и Санкт-Петербурге
В таком складском комплексе можно арендовать бокс любой площади от 1-2 квадратных метров до 30 кв. метров в любой момент можно увеличить или уменьшить арендуемую площадь. Вы снимаете бокс такого размера в какой поместятся все ваши документы и архивы и не переплачиваете.
