Офисная мебель — это не только функциональный элемент обстановки, но и часть имущества компании, которая требует бережного отношения и грамотной организации хранения. В процессе переезда, ремонта, оптимизации пространства или сезонных изменений может возникнуть необходимость временно освободить помещения. В таких случаях важно понимать, как правильно организовать хранение мебели, чтобы сохранить её в надлежащем состоянии и избежать лишних расходов на ремонт или замену.
Неправильный подход может привести к повреждению обивки, коррозии металлических деталей, деформации конструкций и потере комплектующих. Особенно это касается мягкой мебели, рабочих кресел, шкафов и столов, выполненных из материалов, чувствительных к влажности, температурным перепадам и механическому воздействию. Поэтому актуальным становится вопрос не только о выборе подходящего места, но и о соблюдении правил транспортировки, консервации и учёта — ведь офисная мебель, как и любая материальная ценность, требует точного инвентарного контроля.
Содержание:
Проблемы хранения мебели офисной
Организовать хранение офисной мебели может показаться делом простым: разобрал, унес, поставил — и готово. Но на практике это сопровождается рядом нюансов, которые легко упустить из виду. Ошибки приводят к повреждению имущества, лишним затратам и путанице.
Во-первых, мебель — это не только габаритные конструкции, но и имущество, подлежащее бухгалтерскому учёту. Каждый стол, шкаф или кресло имеет инвентарный номер и должен числиться в учётных документах. Поэтому любое перемещение — в том числе на временное хранение — требует фиксации и точного отслеживания. Без маркировки и учётных записей легко потерять не только конкретную вещь, но и контроль над имуществом в целом.
Во-вторых, многие предметы офисной обстановки чувствительны к внешним условиям. Повреждения могут возникнуть даже при аккуратном обращении, если мебель хранится в неподходящей среде. Особенно это касается элементов из ДСП, стекла, обивки, а также роликовых и подъёмных механизмов.
Рекомендуемые условия хранения:
- температура в помещении от +10 до +25 °C
- относительная влажность воздуха — не выше 60%
- отсутствие резких перепадов температуры
- сухой, чистый пол (желательно с поддонами или настилом)
- защита от пыли, грязи и прямого солнечного света
- свободный доступ к каждому предмету — для проверки и учёта
Перед размещением на передержку офисное имущества следует разобрать, по возможности — упаковать: использовать плёнку, стрейч, картон, мягкие прокладки. Все крепёжные элементы и мелкие детали — сложить в отдельные пакеты или коробки, подписать и закрепить за конкретным предметом.
Правильная организация хранения — это не только про защиту от царапин. Это способ сохранить имущество в учёте, в рабочем состоянии и сэкономить на восстановлении.
Выбор места: где хранить мебель
Хранение мебели организации — это не только вопрос упаковки и условий, но и грамотного выбора самого места. Всё зависит от задач: нужна ли краткосрочная «перестановка» в рамках офиса или требуется длительное и безопасное размещение вне территории компании. У каждого варианта — свои особенности, и важно учитывать их заранее.
На территории офиса
На первый взгляд, оставить мебель в свободном помещении или коридоре — самое простое решение. Всё под рукой, ничего не нужно перевозить, можно быстро вернуть на место при необходимости. Особенно удобно, если речь идёт о кратковременном хранении: например, при замене части мебели, ремонте или ожидании новых сотрудников. Однако у такого варианта есть свои плюсы и минусы.
Преимущества:
- Нет затрат на аренду внешнего склада и транспортировку
- Быстрый доступ к нужным предметам
- Упрощённый контроль — мебель рядом, в поле зрения
Недостатки:
- Пространство офиса загромождается, снижается его функциональность
- Нарушаются требования пожарной безопасности и эргономики
- В большинстве случаев отсутствуют нужные условия — стабильная температура, защита от пыли и влаги
- Растёт риск повреждений и потери комплектующих, особенно при частом перемещении внутри помещения
Таким образом, офисное хранение подходит только в случае краткосрочных задач и при наличии специально выделенного, подготовленного помещения. В иных случаях — лучше использовать специализированные решения.
На складе self storage
Формат аренды self storage — это съем индивидуального бокса (мини-склада), куда компания может поместить мебель на любой срок. Это гибкий и безопасный способ хранения: вы арендуете ровно столько места, сколько нужно, и оплачиваете только за реальный объём и срок использования. Боксы бывают разного размера — от 1 до 20 м² и более, закрываются на индивидуальные замки, доступны 24/7 и полностью изолированы от внешних факторов.
Складские помещения оборудованы системами вентиляции, охраны и видеонаблюдения, что делает такой формат удобным и надёжным. К тому же вы можете расширить или уменьшить площадь помещения в зависимости от текущих нужд — без долгосрочных обязательств.
В Москве, например, одним из ведущих операторов является компания Safebox по хранению вещей. Это сеть складов self storage, ориентированных на хранение как личных вещей, так и корпоративного имущества. Safebox — это современные, тёплые и сухие помещения с круглосуточной охраной и удобным подъездом для автомобилей. В компании предлагают гибкие тарифы, помощь с упаковкой, а при необходимости — доставку мебели от офиса до бокса. За счёт чёткого сервиса, прозрачных условий и чистых, контролируемых помещений, Сейфбокс стал надёжным решением для бизнеса, которому нужно сохранить имущество в порядке, но при этом не загромождать рабочее пространство.
Инвентаризационный номер: как вести учет мебели
Ведение учёта офисной мебели — это не формальность, а ключевая часть управления имуществом организации. Каждое рабочее кресло, стол, шкаф, стеллаж, перегородка или другая единица мебели представляет собой материальную ценность, которая требует систематизации, регистрации и регулярной инвентаризации. Особенно это актуально при переездах, временном хранении или обновлении офисного оснащения. Грамотно организованный учёт позволяет избежать потерь, упростить восстановление и перемещение, а также обеспечивает соответствие внутренней и внешней отчётности.
Что такое инвентарный номер и зачем он нужен
Инвентарный номер — это уникальный цифровой или буквенно-цифровой код, присваиваемый каждому объекту основных средств для его индивидуальной идентификации. В соответствии с Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, номер должен быть закреплён за объектом с момента его поступления и сохраняться до полного списания. Это один из обязательных реквизитов при ведении бухучёта и проведении инвентаризации.
Номер присваивается ответственным сотрудником в присутствии члена комиссии по поступлению и выбытию активов. Он может быть нанесён на объект при помощи жетона, краски, гравировки или иного устойчивого способа, обеспечивающего сохранность маркировки. В случаях, когда нанесение невозможно или нецелесообразно (например, при эксплуатации мягкой мебели), соответствующая запись делается в реестре с указанием причины отсутствия физической маркировки.
Правила и порядок присвоения
Каждая организация разрабатывает собственную учётную политику, в которой устанавливаются:
- структура и длина инвентарного номера;
- правила его формирования (по отделам, категориям имущества и т.д.);
- способы маркировки;
- формат ведения учётных записей и инвентарных карточек.
Обычно номер строится по определённому алгоритму: сначала код подразделения, затем категория объекта, и в конце — порядковое значение. Пример: 13050634122, где: 13 — номер отдела; 0506 и 34 — шифры бухгалтерских кодификаторов; 122 — порядковый номер в серии.
Инвентарный номер не меняется в течение всего срока службы объекта. Даже при перемещении между отделами или при длительном хранении он остаётся постоянным — именно это обеспечивает прослеживаемость. Но это, в свою очередь, может наоборот создать проблемы, если вы в номере указываете отдел, а потом перемещаете предмет в другое подразделение. Поэтому важно изначально продумать этот момент.
Ведение учёта и инвентаризация
Учёт можно вести в бумажной форме (журналы, инвентарные книги) или в электронных системах — чаще всего используется 1С или аналогичные платформы. В таблицу вносятся:
- инвентарный и порядковый номера;
- полное наименование объекта;
- дата и основание поступления;
- стоимость и срок эксплуатации;
- сведения об амортизации;
- текущий статус: в эксплуатации, на хранении, в ремонте, списан;
- где размещено.
При перемещении мебели (например, на склад хранения) обязательно оформляется соответствующий акт, отражающий факт передачи и место размещения. Для каждого предмета может вестись инвентарная карточка, где фиксируются все изменения и действия с объектом.
Маркировка
Маркировка должна быть:
- видимой — чтобы можно было быстро идентифицировать объект;
- надёжной — не смываться, не стираться со временем;
- фиксированной — привязана к конкретной точке на предмете (например, внутренняя часть боковины стола или нижняя панель тумбы).
Для нанесения используют:
- краску или перманентный маркер;
- водостойкие наклейки или шильды;
- маркировочные ручки;
- термоэтикетки (если условия допускают);
- QR-коды или RFID-метки (в более современных системах учёта).
Мелкие комплектующие и запчасти можно маркировать в составе группы — например, один код на комплект мебели с отдельной детализацией в учётной карточке.
Защита данных и документооборота
Инвентаризационные данные должны храниться в надёжных местах. Если используется электронная система, рекомендуется регулярно создавать резервные копии, размещать информацию на защищённых серверах или в облаке, ограничивать доступ только для сотрудников, ответственных за учёт. Также необходимо соблюдать сроки хранения учётной документации, установленные внутренними регламентами и требованиями законодательства. Для этого вы можете воспользоваться услугой архивное хранение документов.
Для чего это нужно
Чёткая система инвентаризации позволяет:
- контролировать движение имущества;
- избежать потерь, хищений и порчи;
- оперативно организовать ремонт или замену;
- упростить аудиторские проверки и внутренний контроль;
- быстро идентифицировать и собрать мебель при хранении и переезде.
Всё это становится особенно важным, когда речь идёт о крупном офисе, временной аренде, ремонтах и использовании внешних складов. Хорошо отлаженный учёт офисной мебели — это не избыточная формальность, а необходимая основа порядка и экономии.
Советы по консервации
Чтобы мебель сохранилась в хорошем состоянии на складе или в другом месте размещения, важна правильная подготовка — разборка, упаковка и маркировка. Неправильная консервация приводит к деформации деталей, порче покрытий, утрате мелких элементов. Ниже — основные рекомендации, которые помогут избежать этих проблем.
- Разборка офисной мебели. Разбирайте мебель полностью или частично, если это предусмотрено конструкцией. Снимите столешницы, дверцы, полки, ножки, выдвижные ящики, фурнитуру. Чем меньше выступающих и нагруженных элементов останется, тем ниже риск поломки при транспортировке и хранении. Если мебель неразборная, зафиксируйте подвижные части ремнями или скотчем.
- Сортировка и упаковка мелких деталей. Весь крепёж (болты, гайки, винты, ручки, петли) сложите в прочные пакеты или небольшие пластиковые контейнеры. Каждый комплект обязательно промаркируйте: укажите, к какому предмету он относится, например: «Шкаф №2 — фурнитура». Для надёжности можно приклеить пакет скотчем к одной из крупных деталей этой мебели (например, к внутренней части дверцы или дну полки).
- Маркировка всех элементов. Каждую разобранную деталь подпишите маркером или наклейкой: «Стол №1 — столешница», «Шкаф №3 — левая стенка» и т.п. Это ускорит сборку и исключит путаницу. Если предметов много, создайте опись или схему комплектации и храните её в электронном или бумажном виде.
- Защита поверхностей. Все поверхности, особенно из ДСП, стекла и металла, закройте пузырчатой плёнкой, стрейч-плёнкой или гофрокартоном. Используйте мягкие прокладки между деталями, если они складируются в стопку. Не используйте газетную бумагу или грязные материалы — краска может отпечататься, а грязь — повредить покрытие.
- Упаковка мягкой мебели. Кресла и диваны не разберите полностью, но можно снять подушки, подлокотники, колёса. Обивку желательно закрыть воздухонепроницаемой плёнкой, а под мебель положить деревянные поддоны или пластиковые подставки — чтобы не контактировала с полом. Не рекомендуется плотно оборачивать ткань без вентиляции при долгом хранении: возможна конденсация влаги и появление плесени. Используйте упаковку с вентиляционными отверстиями или делайте их вручную.
- Соблюдение порядка и компактности. Укладывайте мебель по группам: столы к столам, шкафы к шкафам и т.д. Не ставьте тяжёлые предметы на хрупкие. Следите, чтобы между деталями не было перегрузки, изгиба или давления. Не забивайте всё до предела — лучше оставить немного свободного пространства для доступа.
Тщательная консервация — это экономия времени и средств при обратной сборке. Она позволяет сохранить имущество в полном комплекте, без дефектов, и быстро вернуть его в рабочее состояние.
Заключение
Организация хранения офисной мебели — это не просто логистическая задача для сборщиков и грузчиков, а часть эффективного управления имуществом компании. От правильного выбора места, условий консервации, учёта и маркировки зависит сохранность мебели, её готовность к дальнейшему использованию и отсутствие лишних затрат. Важно понимать, что хранение — это не экстренная мера, а предусмотрительный инструмент, позволяющий действовать системно и с опорой на внутренний порядок.
Ведь перемещение и отдельное хранение мебели особенно актуальны в следующих ситуациях:
- Переезд офиса — временное размещение имущества до подготовки нового пространства;
- Ремонт или перепланировка — защита от пыли, влаги и повреждений;
- Сокращение персонала или изменение формата работы — освобождение рабочих мест без утилизации;
- Обновление обстановки — сохранение старой мебели в резерве;
- Временное закрытие подразделений — консолидация имущества вне рабочих зон;
- Подготовка к списанию, передаче или продаже — изъятие из эксплуатации до завершения процедур.
В каждой из этих ситуаций важно заранее продумать логистику, учёт и условия. Это избавит от хаоса, финансовых потерь и обеспечит сохранность имущества. Офисная мебель, как и любое основное средство, требует системного подхода — тогда она прослужит дольше и будет приносить реальную пользу компании.
